U heeft, na grondig onderzoek gekozen voor de ILIAS LMS oplossing. Of u nu ILIAS wil aanschaffen voor intern leermanagement, of dat u een LMS wil gebruiken om training te ontwikkelen en verkopen aan derden, de LMS zal moeten worden geïmplementeerd en geconfigureerd. En dat is zelden een eenvoudige taak. U moet uw huiswerk grondig maken zodat de implementatie zo vlekkeloos mogelijk plaatsvindt. Hieronder staan een aantal zaken waar u op moet letten.
- Nog voor de implementatie, stel een implementatie team samen en benoem wie de eigenaar van de implementatie zal zijn. In dit team zitten vertegenwoordigers van alle partijen die een belang hebben in de LMS zoals personeelszaken (HR), training, management, ICT. Definieer een aantal mijlpalen op hoog niveau maar laat het team, samen met de leverancier/consultant van de LMS zelf met een plan komen.
- Het is erg belangrijk dat management achter de LMS implementatie staat en op de hoogte is van de activiteiten van het LMS team. Als alle leden van het management comité achter de LMS staan, zal de implementatie soepeler verlopen.
- De belanghebbenden in de LMS moeten ook achter de LMS invoering staan. Deze belanghebbenden zijn de individuen en groepen die invloed hebben op, en beïnvloed worden door, de LMS. Zij hebben verschillende verwachtingen en eisen waaraan een LMS moet voorzien. Het is erg belangrijk de sleutelpersonen te kennen en hun steun te hebben vanaf de analyse van de eisen tot en met de oplevering. Deze belanghebbenden moeten op de hoogte worden gehouden en betrokken bij het gehele implementatieproces. Liefst worden ze vertegenwoordigd in het team in stap 1.
- Krijg steun van IT afdeling. Dit is minder belangrijk als gekozen wordt voor een SaaS (gehoste) oplossing, maar als de LMS wordt geïnstalleerd achter een firewall, dan is ondersteuning vanuit IT erg belangrijk. Bekijk, samen met IT, welke resources nodig zijn gedurende en ook na de implementatie. IT moet weten hoe de organisatie de applicatie gaat gebruiken en welk effect dat heeft op systeem integratie, enz.
- Zorg voor ruim voldoende resources, liefst met een marge in het aantal mensen, tijd en infrastructuur, zodat men afdoende kan reageren op veranderende omstandigheden. Dit zal voornamelijk belangrijk zijn als de LMS wordt geïnstalleerd achter uw firewall, en minder indien de LMS wordt gehost.
- Stel focusgroepen samen: gebruik focusgroepen met daarin belanghebbenden, gebruikers en afdelingen voor het selecteren en implementeren van een LMS zodat de belangrijkste eisen, problemen en doelstellingen worden begrepen en gebruikt. Het is overigens net zo belangrijk om terugkoppeling van gebruikers te gebruiken om verbeteringen aan de software en training procedures te maken.
- Gebruik interne marketing. Stel een team samen dat het nieuwe systeem zal marketen binnen de organisatie. Het team moet een marketing plan hebben dat de gebruikers enthousiast zal maken om de LMS te gaan gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van demo's, screen shots op de web portal, het organiseren van een implementatie feestje, enz. Promotie van de nieuwe LMS is uiterst belangrijk voor gebruikers acceptatie, aangezien het de interesse zal verhogen en aanzetten tot gebruik van de LMS. Een belangrijk onderdeel van de marketing is te laten zien hoe de LMS een voordeel zal opleveren voor de gebruikers.
- Stel helpdesk- en trainingsomgeving op. Zorg ervoor dat de mensen van de helpdesk voldoende zijn getraind in de applicatie en toegang hebben tot documentatie, FAQ en andere informatie die gebruikers nodig kunnen hebben. LMS gebruikers, van deelnemers tot auteurs, docenten en beheerders moeten ook afdoende getraind worden in het gebruik van de LMS. Niet te vergeten, de leden van het implementatieteam moeten, eventueel, ook getraind worden in de vaardigheden die zij nodig hebben om de implementatie met succes te kunnen doen.
Deze tips zullen het implementatieproces aanzienlijk soepeler doen verlopen. Natuurlijk kan Future Learning een assisterende of leidende rol spelen in dit proces. Met onze ervaring kunnen we ervoor zorgen dat het proces efficiënt en effectief verloopt, en met minder problemen. Dat is een win-win situatie voor beide partijen. Graag zitten wij met u om de tafel om te bespreken wat wij voor u kunnen betekenen.
Resultaat, reacties, presentaties en video's van de ILIAS seminar 26 april 2012 bekijken?
Meld u zich gratis als gast aan bij de ILIAS omgeving van Future Learning: www.iliasdutch.nl
U kunt ook het blogartikel 'ILIAS seminar groot succes' lezen.